Slik fungerer en migrering til Workplace Safety

Kanskje vurderer du å bytte kjemikaliehåndteringssystem, men er usikker på hvor krevende det egentlig er. Hvordan fungerer prosessen i praksis, hva kreves av deg, og hva skjer med eksisterende data? Her viser vi deg steg for steg hvordan en migrering til Workplace Safety gjennomføres, og hvor smidig det kan gå.

1. Eksportere data fra eksisterende system

Første steg i en migrering er å hente ut dataene fra ditt nåværende kjemikaliehåndteringssystem. Dette kan omfatte sikkerhetsdatablader (SDS), kjemikalielister og lagringsinformasjon.

Faktorer som kan påvirke prosessen:

• Organisasjonsstørrelse: Større virksomheter med mange avdelinger har ofte mer komplekse strukturer å ta hensyn til.
• Datamengde: Antall kjemikalier og tilhørende SDS som skal overføres kan variere kraftig. Vi har f.eks. bistått kunder med å overføre et hundretalls SDS, men også helt opp til 80 000 SDS.
• Kvaliteten på eksisterende data: Et ryddig og oppdatert system gjør eksporten mer effektiv, mens ufullstendige eller utdaterte registre kan kreve ekstra arbeid.
• Egen involvering: Jo bedre oversikt virksomheten selv har, desto raskere kan prosessen gjennomføres.

En god og grundig eksport legger grunnlaget for en hurtig migrering. Derfor er det viktig å sikre at alt relevant innhold tas med, og at det skapes en struktur som gjør det enkelt å importere dataene videre inn i Workplace Safety.

Vi har standard prosesser for gjennomføring av migrering med kvalitetssjekk av datapunkter, og sørger for at det blir minimalt med arbeid for våre kunder. Dersom du ønsker hjelp, bistår vi deg gjerne, fra datamigrering og kjemikaliekartlegging til ferdig stoffkartotek og oppsett i Workplace Safety.

2. Importere data til Workplace Safety

Når dataene er hentet ut fra ditt nåværende system, importeres de inn i Workplace Safety. Med automatiserte prosesser går dette sikkert og effektivt.

Har du allerede et oppdatert og ryddig stoffkartotek , sørger vi for at dette oppsettet overføres til Workplace Safety. Dersom ditt nåværende system ikke har vært oppdatert på en stund, er dette en god anledning til å rydde opp: fjerne irrelevante kjemikalier, legge til manglende informasjon og sørge for at alle SDS er oppdaterte. F.eks. kan utdaterte SDS oppdateres automatisk dersom de finnes i den globale databasen, mens SDS som kun finnes i PDF-format kan digitaliseres og importeres.

For å sikre kvaliteten på dataene som importeres, gjennomgår dataen både automatiserte kvalitetssikringsprosesser og manuell verifisering i form av regelmessige kontroller underveis. Slik sikrer vi at du får et komplett og korrekt stoffkartotek, med deg til Workplace Safety.

Vi kan ikke garantere at absolutt all data overføres automatisk. Det må alltid påregnes noe manuelt arbeid for å kvalitetssikre at alle opplysninger blir korrekt overført.

3. Optimalisere og tilpasse

Når dataene er flyttet over til Workplace Safety, er neste steg å tilpasse systemet slik at det gir mest mulig verdi i hverdagen. Dette kan innebære å:

• Organisere stoffkartoteket: Strukturer innholdet på en måte som passer virksomheten, f.eks. etter avdeling, lokasjon eller bruksområde. Et godt organisert kartotek gjør det enkelt å finne informasjon raskt, noe som kan være avgjørende både i daglig drift og ved nødsituasjoner.
• Tilpasse brukertilganger: Ikke alle ansatte trenger samme nivå av tilgang. En HMS-ansvarlig kan trenge full innsikt og redigeringsmuligheter, mens en operatør kun trenger å se SDS for de kjemikaliene vedkommende jobber med. Riktig rollefordeling sikrer både oversikt og datasikkerhet.
• Å sette opp risikovurderingsplan: Identifisere farlige kjemikalier og prioritere rekkefølgen de skal risikovurderes.
• Sette opp varslingsrutiner: Kartlegge og automatisere registrering av eksponering på farlige og eksponeringsregisterpliktige kjemikalier.
• Lære opp de ansatte: Systemet gir størst effekt når de som skal bruke det kjenner funksjonene. Dette skaper trygghet og sikrer at alle vet hvor de finner riktig informasjon når de trenger den.

Å bytte kjemikaliehåndteringssystem kan virke omfattende, men med Workplace Safety blir overgangen enkel. Våre eksperter kan bistå deg gjennom hele prosessen, fra start til slutt, og sørger for at du får god støtte både før, under og etter migreringen. Vi tilpasser migreringen til deg og dine behov.