Hva er et stoffkartotek?
Et stoffkartotek handler først og fremst om orden og oversikt, og er et viktig verktøy i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) for enhver virksomhet som håndterer farlige kjemikalier. Det stilles klare krav til dokumentasjon og tilgjengelig informasjon, og et stoffkartotek samler dette på ett sted slik at lover, forskrifter og interne rutiner følges.
Hva er et stoffkartotek?
En kjemikalie regnes som farlig dersom den er klassifisert i henhold til Europeisk lovverk (REACH og CLP), enten for helsefare, fysisk fare eller miljøfare. Et stoffkartotek er en samling av nødvendig informasjon om farlige kjemikalier på arbeidsplassen, og inneholder blant annet sikkerhetsdatablader (SDS).
Hensikten med et stoffkartotek er å gjøre det enkelt for de ansatte å finne relevant informasjon for trygg og effektiv håndtering av kjemikalier. Sikkerhetsdatabladene gir både veiledning til forebyggende tiltak – som bruk av verneutstyr, riktig lagring og håndteringsrutiner – og til reaktive tiltak dersom uhell oppstår, for eksempel ved søl, brann eller kjemikalieeksponering. På denne måten fungerer stoffkartoteket som et praktisk verktøy både i det daglige HMS-arbeidet og i beredskapssituasjoner.
Hva skal et stoffkartotek inneholde?
Et stoffkartotek må oppfylle kravene i Arbeidstilsynets retningslinjer, det europeiske regelverket REACH og CLP-forskriften. I Norge er det et krav at informasjonen i stoffkartoteket skal være på norsk. Dersom arbeidstakere ikke behersker norsk, må arbeidsgiver sørge for at kjemikalieinformasjonen blir gjort tilgjengelig på et språk de ansatte forstår.
Stoffkartoteket må som et minimum inneholde:
- Kjemikalieoversikt med navn, klassifisering, faresymboler og oppdaterte SDS for farlige kjemikalier
- Informasjonsblad for ikke-klassifiserte kjemikalier på arbeidsplassen, for eksempel legemidler, sveiserøyk og andre prosessgenererte kjemikalier
- Risikovurderinger av kjemikaliene med forebyggende tiltak
Hvem er ansvarlig?
Både arbeidsgiver og arbeidstaker har et visst ansvar, men det er arbeidsgiver som er hovedansvarlig for å opprette og vedlikeholde stoffkartoteket.
Arbeidstakers ansvar:
- Følge fastsatte rutiner og prosedyrer ved håndtering av farlige kjemikalier
- Delta i nødvendig opplæring i bruk av stoffkartoteket
- Melde fra dersom informasjon i stoffkartoteket mangler eller er utdatert
Arbeidsgivers ansvar:
- Opprette og vedlikeholde stoffkartoteket
- Sørge for at stoffkartoteket er oppdatert med gyldige SDS
- Sørge for at stoffkartoteket er i samsvar med lovkrav
- Gjøre stoffkartoteket lett tilgjengelig (digitalt eller fysisk) for de ansatte
- Gi nødvendig opplæring i bruk av stoffkartoteket
Kjente utfordringer
Manglende kvalitetskontroll av SDS
For mange virksomheter er det utfordrende å holde stoffkartoteket oppdatert. Datablader eller kjemikalieoversikter kan være utdaterte, noe som gir feil eller ufullstendig informasjon. Dette svekker HMS-arbeidet og kan føre til både pålegg og bøter fra myndighetene.
Vanskelig å finne informasjon
Tidligere var det krav om at stoffkartoteket skulle finnes på papir. Mange bedrifter bruker fortsatt fysiske permer, noe som gir mye manuelt arbeid. Uansett format kan stoffkartoteket inneholde store mengder informasjon som kan være vanskelig å navigere i uten gode rutiner og tilstrekkelig opplæring.
Slik kommer du i gang med stoffkartotek
Et godt stoffkartotek starter med klare rutiner for innkjøp og systematisk HMS-arbeid, slik det er beskrevet i virksomhetens styringssystem. Sørg for at roller og ansvar er tydelig fordelt, slik at kjemikaliestyringssystemet blir fulgt opp og vedlikeholdt.
- Kartlegg kjemikaliene: Få oversikt over alle kjemikalier som finnes på arbeidsplassen
- Bygg struktur: Organiser stoffkartoteket slik at det gjenspeiler hvordan og hvor kjemikaliene lagres
- Legg inn informasjon: Registrer kjemikaliene og hent godkjente sikkerhetsdatablader, gjerne gjennom et brukervennlig kjemikaliehåndteringssystem
- Gjør informasjonen tilgjengelig: Sørg for at alle ansatte som håndterer kjemikalier har enkel tilgang til stoffkartoteket
- Hold kartoteket oppdatert: Legg til nye kjemikalier ved innkjøp, og arkiver produkter dere ikke lenger bruker
Et oppdatert stoffkartotek gir virksomheten kontroll over kjemikaliene som brukes, og er et lovpålagt krav for å forebygge helse- og miljøskader. Med et digitalt og automatisert kjemikaliesystem er det enklere å sikre at informasjonen alltid er oppdatert, korrekt og tilgjengelig.
