På tide å få kontroll på kjemikaliene på arbeidsplassen? Et kjemikaliestyringssystem kan gjøre arbeidshverdagen enklere og tryggere, men med mange løsninger på markedet kan det være utfordrende å vite hva du skal velge.
Derfor har vi laget en oversikt over faktorer du bør vurdere før du investerer i et nytt system til virksomheten din.
Lett tilgjengelig og brukervennlig
Et kjemikaliestyringssystem bør være enkelt å finne, forstå og bruke for alle ansatte. Enten du er HMS-ansvarlig, leder eller sluttbruker av kjemikalier, må systemet kunne tilpasses ulike roller, arbeidsoppgaver og ansvarsområder. Jo enklere systemet er å bruke i praksis, desto større er sjansen for at det faktisk blir brukt.
Spørsmål du kan stille:
Har systemet støtte for ulike digitale enheter (f.eks. PC, mobil, nettbrett)?
Er det mulig å tilpasse brukertilganger basert på roller og avdelinger?
Finnes det offline-støtte i tilfeller hvor det kan være aktuelt (f.eks. arbeid offshore)?
Automatiserte prosesser
Systemet bør støtte automatiserte prosesser og bidra til mindre manuelt arbeid. Eksempler kan være automatisk oppdatering av sikkerhetsdatablader (SDS) når leverandøren publiserer nye versjoner, eller varsler når risikovurderinger nærmer seg utløpsdato. Når slike prosesser flyter sømløst mellom ledd, reduseres risikoen for feil. I stedet blir prosessene mer effektive og datakvaliteten bedre.
Spørsmål du kan stille:
Hvilke prosesser håndteres automatisk i systemet (f.eks. oppdatering av sikkerhetsdatablader)?
Tar systemet i bruk nye verktøy som AI og maskinglæring for å effektivisere kjemikaliehåndteringen (f.eks. automatisk tolkning av data)?
Varsler systemet når arbeid trengs utført (f.eks. revisjon av risikovurdering, substitusjon som må utføres, planlagt arbeid som krever registrering av eksponering)?
Kan systemet kobles opp mot vårt AD/SSO, slik at brukere og tilgangsstyring opprettes og vedlikeholdes automatisk?
Tilpasset norske lovverk
Virksomheter i Norge må følge både nasjonale regler, som Arbeidsmiljøloven og tilhørende forskrifter, og internasjonale regelverk som REACH og CLP. Et godt kjemikaliestyringsverktøy bør derfor være tilpasset norske forhold og gjøre det enkelt å dokumentere etterlevelse. I Norge er det f.eks. spesielt fokus på registrering av eksponeringer i eksponeringsregister, som kan være pålagt dersom ansatte håndterer spesielt farlige kjemikalier.
Spørsmål du kan stille:
Har leverandøren utviklet systemet med hensyn til norske lover og regler?
Har systemet et eksponeringsregister i henhold til krav i norsk regelverk?
Er det enkelt å eksportere dokumentasjon til bruk ved kontroll og tilsyn?
Migrere data til nytt system
Når virksomheten går over til et nytt kjemikaliestyringssystem, er det ofte mye verdifull informasjon som må flyttes fra gamle løsninger. En vellykket migrering er avgjørende for at man ikke mister viktig dokumentasjon eller starter fra “blanke ark”. Det kan være lurt å undersøke om leverandøren tilbyr bistand til datamigrering, og hvordan prosessen håndteres i praksis. Et godt system bør kunne importere eksisterende data på en strukturert måte, slik at virksomheten raskt kommer i gang med full oversikt og bevarer historikk.
Spørsmål du kan stille:
Kan man få hjelp til å migrere eksisterende data inn i systemet?
Hvor lang tid tar migreringsprosessen, og hva kreves av virksomheten?
Hvilke datatyper kan importeres (f.eks. SDS, risikovurderinger, eksponeringsregister)?
Tilgang til opplæring og support
Å sette seg inn i et nytt system kan være tidkrevende. For å få mest mulig verdi ut av løsningen er det lurt å sjekke om leverandøren tilbyr støtte for å komme i gang. En god oppstart kan være avgjørende for at systemet faktisk blir tatt i bruk på en effektiv måte.
Spørsmål du kan stille:
Tilbys det brukermanualer, demoer, opplæringsvideoer eller annet opplæringsmateriale?
Er det mulig å få rådgivning og støtte underveis dersom det er behov?
Tilbys support på norsk?
Sikker datalagring
Innholdet i et stoffkartotek kan for enkelte virksomheter innebære sensitiv informasjon, f.eks. kjemikalier som brukes i produksjonen eller i forskningsprosjekter. I tillegg kan data som lagres i et eksponeringsregister regnes som helseopplysninger og er derfor underlagt strenge personvernkrav. For mange er det en stor fordel at systemleverandøren tilbyr datalagring i Norge, slik at man er trygg på at opplysningene håndteres i tråd med norsk lov og GDPR.
Det er også viktig å tenke over hvordan dataene faktisk lagres og sikres, både ved normal drift og dersom noe skulle gå galt. Her kan faktorer som kryptering, tilgangsstyring og revisjonsspor være avgjørende.
Spørsmål du kan stille:
Hvor lagres dataene fysisk (Norge, EØS eller utenfor Europa)?
Hva er rutinene for backup og gjenoppretting dersom noe går galt?
Finnes det revisjonsspor som viser hvem som har hatt tilgang til dataene, og når?
Hvordan håndteres personopplysninger (f.eks. i forbindelse med registrering av eksponering)?
Oversiktlig rapportering og dokumentasjon
Ved internkontroller, tilsyn eller andre revisjoner er det viktig at nødvendig dokumentasjon kan hentes ut raskt og enkelt. Et fleksibelt system for rapportering gjør at du kan generere tilpassede rapporter basert på egne nøkkeltall og behov.
Spørsmål du kan stille:
Hvilke ferdige rapportmaler følger med (f.eks. risikovurderinger, stoffoversikt)?
I hvilke formater kan rapporter eksporteres (f.eks. Excel, PDF, CSV)?
Er det mulig å planlegge og sende rapporter automatisk på faste tidspunkter?
Gunstige prismodeller
Når du vurderer et kjemikaliestyringssystem, er det lurt å se nøye på hvordan prismodellen er bygget opp. Noen leverandører tar betalt per bruker, per modul, andre per sikkerhetsdatablad, og enkelte kombinerer begge deler. Dette kan ha stor betydning for totalkostnaden, spesielt hvis virksomheten har mange ansatte som trenger innsyn, men bare et fåtall som aktivt administrerer systemet.
Spørsmål du kan stille:
Hvordan prises systemet (f.eks. per bruker, per modul, per sikkerhetsdatablad eller en kombinasjon)?
Tilbys det ulike avtalenivåer med ulik grad av support og funksjonalitet?
Kan man legge til eller fjerne brukere selv, og hvordan påvirker dette kostnaden?
Mulighet for skalering og tilpasning
Et kjemikaliestyringssystem bør kunne vokse med virksomheten, både når det gjelder antall brukere, avdelinger, bransjer og geografiske lokasjoner. Det bør være enkelt å sette opp felles standarder, men samtidig være rom for lokal tilpasning. Mulighet for flerspråklighet og støtte for ulike nasjonale regelverk er en stor fordel for virksomheter som opererer internasjonalt.
Spørsmål du kan stille:
Kan roller og tilgangsstyring settes opp på flere nivåer (f.eks. konsern, avdeling, prosjektbasert)?
Er systemet tilrettelagt for internasjonal vekst (f.eks. tilgang til globalt stoffkartotek, sikkerhetsdatablad på flere språk)?
Kan virksomheten selv opprette maler risikovurdering, etiketter og rapporter?
Finnes det tekniske eller lisensmessige begrensninger man bør være klar over?
Det viktigste er å bruke tid på å finne et kjemikaliestyringssystem som faktisk passer din virksomhet. Når et system først er valgt, kan det være både tid- og ressurskrevende å flytte over data og lære opp ansatte på nytt. Et godt valg fra starten vil derfor spare både tid, kostnader og eventuell frustrasjon, samtidig som det bidrar til en tryggere og mer effektiv arbeidshverdag.
Fredag 24. oktober inviterer vi til gratis kundewebinar for å gjennomgå siste nytt i Workplace Safety (versjon 1.2.7). Meld deg på her.
Webinar med Workplace Safety
Mye spennende har skjedd i Workplace Safety, og i dette webinaret går Ask og Hans Kristian gjennom de nye oppdateringene, og besvarer eventuelle spørsmål.
📍Hvor: Webinar på Teams
⏰ Når: Fredag 31. oktober kl. 10:00 – 10:45
Høydepunkter fra den nye versjonen:
En ny AI-basert substitusjonsmodul som forenkler og gir bedre oversikt i substitusjonsvurderinger
Verneark (forkortet SDS) som gir rask tilgang til sentral sikkerhetsinformasjon
Oppgradert lokasjonsetikett med automatisk visning av piktogrammer, advarsler og PVU-krav
Ny hjem-side som gir rask og enkel tilgang til nøkkelinformasjon
Generelle forbedringer som styrker brukeropplevelsen
Ønsker du å utnytte Workplace Safety, eller er du bare er nysgjerrig på de nye oppdateringene? Bli med da vel!
Et eksponeringsregister dokumenterer arbeidstakernes potensielle eller faktiske eksponering med helsefarlige stoffer eller prosesser.
Det er Forskrift om utførelse av arbeid kapittel 31 som spesifiserer hvilke eksponeringer som skal registreres, men ordlyden i forskriften kan tolkes på forskjellige måter og vi ser at det er ulik praksis for registrering av eksponering blant våre Workplace Safety-kunder.
For å få svar på spørsmålene våre inviterte vi derfor Arbeidstilsynet til webinar, og alle som jobber med farlige kjemikalier var velkommen til å delta. Her oppsummeres noen av disse spørsmålene.
Vår oppsummering av spørsmålene
Hvem har ansvaret for eksponeringsregisteret?
Arbeidsgiver er pliktsubjekt. Det betyr at det er arbeidsgiver som har det overordnende ansvaret for at det blir ført register – og at eksponeringene blir ført korrekt.
Hvordan vet man om stoffene er klassifisert som Carc 1A og 1B, Mut 1A og 1B, Repr. 1A eller Repr. 1B?
Bruk sikkerhetsdatabladet i stoffkartoteket til å finne ut om stoffet hører til noen av klassifiseringene som krever register etter § 31-1. Denne informasjonen finnes også på produktets emballasje.
Klassifisering er gitt i CLP-forordningens vedlegg VI, tabell 3
I Workplace Safety vil produkter som ligger i disse klassene automatisk bli merket med et eksponeringsikon, slik at det er lett å se i stoffkartoteket om eksponerte ansatte må i register.
Man kan også søke på klassifisering på nettsidene til det europeiske kjemikaliebyrået, ECHA:
Nytt registerkrav for forplantningsskadelige stoffer
Fra og med 5. april 2024 er arbeid med stoffer med klassifisering Repr 1A og Repr 1B også pålagt registrering i eksponeringsregister.
Er det krav til formatet på et eksponeringsregister?
Nei, Arbeidstilsynet har ingen krav til format. Kravene til hva registeret skal inneholde fremkommer av forskriften, men eksponeringsregisteret kan være et Excel-ark.
Hva betyr «alle som er, eller kan bli, eksponert»?
Det betyr alle arbeidssituasjoner der ansattes eksponering ikke kan utelukkes.
Kravet om eksponeringsregistrering skal tolkes slik: Alle arbeidstakere som er eksponert, eller som kan være eksponert, SKAL i register.
Det betyr også at man må vurdere personell som kan bli utsatt for eksponering selv om de ikke er direkte sysselsatt med oppgaver eller prosesser hvor man kan bli eksponert. Dette kan være renholds- og vedlikeholdspersonell, eller andre funksjoner som bare oppholder seg på arbeidsstedet i en kort periode.
Hvordan vet man hvilke arbeidsoperasjoner eller prosesser som skal registreres?
Det er alltid arbeidsgivers risikovurdering som skal ligge til grunn for denne vurderingen.
Arbeidstilsynet har ikke et fasitsvar på hvilke situasjoner med eksponering som skal registreres. Det er virksomheten selv som må risikovurdere de ulike forholdene, og det er virksomheten selv som må komme frem til om arbeidstakere blir eksponert eller ikke.
Hvis arbeidsgiver mener at det ikke er krav til register, så må det dokumenteres.
Hva når konsentrasjonen er langt under grenseverdien?
Det finnes ingen nedre grense for konsentrasjon, hvor man ikke trenger å føre register.
Grenseverdier er basert på dagens kunnskap om helseeffekter, og tar også hensyn til økonomiske og tekniske aspekter.
Det finnes ikke en absolutt grense for når helserisiko kan oppstå. Derfor skal alle eksponeringer registreres, uansett om de er lave.
Det kan bety at nesten alle ansatte i en virksomhet må i register. I de tilfellene hvor eksponeringen er svært lav, vil dette fremgå av registeropplysningene.
Hvordan skal man registrere tidspunkt og varighet for eksponeringen?
Arbeidstilsynet er tydelige på at man kan ha en pragmatisk tilnærming til føring av tidspunkt og varighet. Det skal være så detaljert som mulig, men det skal også være praktisk gjennomførbart.
Her er det lov å oppgi gjennomsnittsberegninger. Man trenger altså ikke å gjennomføre målinger hver dag for å finne ut hvilke konsentrasjoner man ble utsatt for på de ulike dagene.
Skal man ta hensyn til personlig verneutstyr i en risikovurdering?
Nei.
Beskyttelsen fra personlig verneutstyr vil aldri være 100% sikker (manglende vedlikehold, feil bruk, manglende opplæring etc.), derfor skal man ikke ta hensyn til dette i en risikovurdering av eksponering.
Hva menes egentlig med «bergarbeid»?
Arbeidstilsynet bekrefter selv at teksten i forskriften er uklar på hva som regnes som bergarbeid, og at dette er noe de vil jobbe med for å spesifisere. Arbeidstilsynet knytter bergarbeid til gruvedrift, steinbrudd, tunnelarbeid og annen bergbrytning som utføres i stor skala.
Skal knusing av stein på et laboratorium regnes som bergarbeid?
Svaret fra Arbeidstilsynet er nei. Knusing av stein på et laboratorium regnes ikke som bergarbeid. Det betyr at det i henhold til forskriften ikke er registerkrav for ansatte som eksponeres for kreftfremkallende kjemikalier som for eksempel kvarts, når de knuser stein på laboratorium.
Kvarts er ikke klassifisert i henhold til CLP og har dermed ikke et registerkrav på seg. Det er en svakhet, mener Arbeidstilsynet. De kommuniserer derfor at virksomheter med fordel kan starte med registrering av denne type eksponering allerede nå, selv om det ikke er et krav.
Noen av virksomhetene som bruker eksponeringsregisteret i Workplace Safety forklarer at de tolker kvarts som en kreftfremkallende kjemikalie, og at de derfor fører eksponering på det når de arbeider med knusing av stein på lab. Denne registreringen er altså ikke et krav per i dag, når arbeidet ikke regnes som bergarbeid. Men det burde være det, mener Arbeidstilsynet.
Men blir man eksponert for kvarts i bergarbeid (altså bergbrytning som utføres i stor skala), da er det registreringspliktig (selv om kvarts ikke er klassifisert i CLP). Da er det fordi støv med kvarts regnes som et prosessgenerert helsefarlig stoff som kan komme fra berggrunnen. Ref. § 31-5 i Forskrift om utførelse av arbeid.
Må alle arbeidsgivere føre register over covid-19-syke?
Ja, hvis de ansatte ble syke som følge av smitte på jobb.
Alle arbeidstakere som har blitt smittet på jobb og som har blitt syke som følge av smitten, skal føres i register.
Kravet trådte i kraft kort tid etter utbruddet av SARS-CoV-2, og gjelder for alle virksomheter.
Det er mye vi ikke vet enda om covid-19 når det gjelder ettervirkninger og så videre. Derfor er det viktig at de som får helseskader pga. smitte på jobb, er ført i register slik at eksponeringen er dokumentert.
For helsearbeidere er det enda strengere krav: Helsearbeidere som behandler covid-19-syke personer skal alltid føres inn i eksponeringsregister – uavhengig av om de har blitt syke eller ikke.
Har du spørsmål om eksponeringsregister eller kjemikaliehåndtering?
Virksomheter som håndterer helsefarlige kjemikalier eller andre risikofylte prosesser kan være lovpålagt å føre eksponeringsregister. Registeret skal dokumentere hvilke arbeidstakere som har vært utsatt for farlige stoffer, og kan få avgjørende betydning dersom sykdom oppstår mange år senere.
I denne artikkelen forklarer vi hva et eksponeringsregister er, hvilke krav som gjelder, og hvordan virksomheter kan sikre korrekt registrering og oppbevaring.
Hva er et eksponeringsregister?
Et eksponeringsregister skal dokumentere arbeidstakernes potensielle og faktiske eksponering, inkludert ulykker, søl og andre hendelser som kan ha ført til kontakt med farlige stoffer. Det kan være i forbindelse med helsefarlige stoffer eller prosesser relatert til:
Kjemikalier (kreftfremkallende, mutagerende og reproduksjonsskadelige)
Registeret er et viktig verktøy for å kartlegge og følge opp eksponering for helsefarlige faktorer. Fordi sykdom som følge av slik eksponering ofte utvikler seg over lang tid, noen ganger flere år etter at eksponeringen fant sted, er det avgjørende å registrere hendelser fortløpende og så tidlig som mulig.
Sikre dokumentasjon dersom sykdom oppstår flere år etter eksponering
Hvem kan bli utsatt for eksponering?
Flere yrkesgrupper som kan være utsatt for helsefarlige stoffer og prosesser.
Typiske eksempler er:
Ansatte i industrien (kjemisk industri, metallproduksjon, sveising og trebearbeiding)
Ansatte i bygg og anlegg (rivning, sanering, arbeid med asbest og betongstøv)
Ansatte i helsevesen og laboratorier (stråling, kjemikalier og smittestoffer)
Ansatte i renovasjon og avfallshåndtering (biologisk materiale og farlig avfall)
Ansatte i gruver og tunneler (støv, gasser og sprengstoffrester)
Ansatte innen energi og forskning (radioaktivt materiale og ioniserende stråling)
Hva skal et eksponeringsregister inneholde?
Innholdet i et eksponeringsregister er konkret regulert i forskriften. Hvilke opplysninger som skal registreres avhenger av hvilken type eksponering det gjelder, for eksempel kjemikalier (CMR-stoffer), asbest, biologiske faktorer, bergarbeid eller ioniserende stråling.
Selv om detaljene varierer etter eksponeringstype, skal et eksponeringsregister normalt inneholde:
Arbeidstakerens navn og fødselsnummer
Hvilket arbeid som er utført
Hvilket stoff, materiale eller hvilken prosess arbeidstakeren har vært eksponert for
Tidsrom og varighet for eksponeringen
Eventuelle måleresultater eller vurderinger av eksponeringsnivå
Dato for registrering
Et eksponeringsregister skal kun inneholde de opplysningene som er nødvendige etter forskriften. Det skal ikke fungere som en medisinsk journal.
Krav til oppbevaring og dokumentasjon
Registeret skal oppbevares i svært lang tid, ofte mellom 40 og 60 år, avhengig av type eksponering. Informasjonen må være tilgjengelig så lenge den ansatte lever, og kan være avgjørende ved dokumentasjon av yrkessykdom og eventuelle erstatningssaker.
Den enkelte arbeidstaker har rett til innsyn i sine egne registreringer. I tillegg skal registeret være tilgjengelig for Arbeidstilsynet, bedriftshelsetjenesten, verneombud, arbeidsmiljøutvalget og eventuelt andre personer som arbeider med HMS i virksomheten.
Hvem er ansvarlig for eksponeringsregisteret?
Både arbeidsgiver og arbeidstaker har et visst ansvar, men det er arbeidsgiver som har hovedansvaret for å opprette og vedlikeholde eksponeringsregisteret.
Arbeidstakers ansvar
Følge virksomhetens rutiner og retningslinjer i forbindelse med registrering
Melde fra om uhell, eksponeringer eller andre situasjoner som kan ha ført til kontakt med helsefarlige stoffer
Delta i nødvendig opplæring og bidra til at informasjonen som registreres er riktig
Arbeidsgivers ansvar
Etablere rutiner og retningslinjer for eksponeringsregistrering
Gi opplæring i hvordan ansatte skal melde fra
Dokumentere nøye og oppbevare registreringer i tilstrekkelig lang tid
Sikre at registeret brukes
Sørge for at de ansatte får innsyn i egne registreringer
Kjente utfordringer med eksponeringsarbeidet
Mangelfull rapportering og oppfølging
Mange virksomheter opplever at de ansatte ikke rapporterer eksponeringer, enten fordi hendelsen opplevelses som liten, rutinene er uklare, eller fordi det rett og slett glemmes. Dette henger ofte sammen med manglende opplæring i kjemikaliesikkerhet og forståelse for risikoen. I tillegg er mange virksomheter usikre på når de faktisk er lovpålagt å føre eksponeringsregister.
Vansker med å oppbevare registreringer over lengre tid
Ettersom at enkelte typer eksponeringer krever at registeret oppbevares i opptil 60 år, krever det gode rutiner for både lagring og for å ivareta personvern (GDPR). Så lenge den ansatte lever, skal det være mulig å dokumentere eventuell eksponering, spesielt ved risiko for kreft. Da det ikke er noen spesifikke krav til hvordan registreringer føres, er det mange virksomheter som mangler gode nok rutiner for å håndtere dette.
Et godt ført eksponeringsregister er et viktig verktøy for både den ansatte og arbeidsgiver. Det bidrar til forebygging, oppfølging og dokumentasjon, særlig fordi helseskader ofte først viser seg mange år etter eksponeringen. Digitale HMS- og kjemikaliesystemer kan hjelpe virksomheter med å identifisere registreringspliktige kjemikalier, gjennomføre selve registreringen og sikre trygg lagring av opplysningene.
Hvordan skal virksomheter håndtere og oppbevare kjemikalier som kan brukes til å lage eksplosiver? Hva sier regelverket – og hvilke stoffer er omfattet?
Sammen med Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) inviterer vi til et informativt webinar hvor vi går gjennom hvordan du kan identifisere slike stoffer, hvilke krav som gjelder for oppbevaring, bruk og rapportering – og hva som er ditt ansvar som virksomhet.
Webinaret passer for deg som jobber med kjemikaliehåndtering i industri, offshore, forskning eller annen virksomhet der slike stoffer kan være i bruk. Du vil få praktiske råd og veiledning direkte fra myndighetene, og anledning til å stille spørsmål underveis.
Temaer vi går gjennom:
Hva er DSB sin rolle innen kjemikalie- og eksplosivområdet?
Bakgrunnen for og innholdet i forskrift om utgangsstoffer for eksplosiver
Hvilke stoffer er omfattet (liste 1 og liste 2)?
Hva kreves av oppbevaring og sikring av slike kjemikalier?
Påmelding
Tirsdag 10. juni 2025, 10:00 – 11:00
Meld deg på og få bedre oversikt over hvordan du oppfyller kravene i forskriften om utgangsstoffer for eksplosiver.
