Effektiv kjemikaliestyring i kunnskapssektoren
Norske universitet og forskningsinstitutt velger Workplace Safety
Kunnskapssektorens tjenesteleverandør, Sikt, er organisert som et statlig forvaltningsorgan under Kunnskapsdepartementet. Sikt jobber for å forenkle hverdagen til ansatte, forskere og studenter i kunnskapssektoren ved å tilby stabile og effektive fellestjenester.
Som innkjøper av Workplace Safety har Sikt bidratt til å levere et brukervennlig stoffkartotek og et effektivt kjemikaliestyringssystem til norske høgskoler, universitet og forskningsinstitutt.
Et stoffkartotek for både ansatte og studenter
Workplace Safety er et avansert styringssystem som brukes av ledere, HMS-ansatte, forskere og laboratorieansatte. Kjemikalier brukes både i forskning og undervisning, og det stilles strenge krav om at sikkerhetsinformasjon er lett tilgjengelig for alle som håndterer kjemikalier – enten de er ansatte eller studenter.
Med Workplace Safety får kunnskapssektoren et verktøy som dekker begge gruppers behov. Systemet gir mulighet for tilgangsstyring og rolletilpasning, slik at hver bruker kun ser informasjonen de har behov for. Å sikre rask og enkel tilgang til sikkerhetsdatablader for alle typer brukere er en utfordring som løses effektivt med Workplace Safety.
En samarbeidspartner for bransjetilpasset utvikling
Workplace Safety er utviklet som en fleksibel løsning som kan tilpasses behovene i ulike bransjer. Gjennom samarbeidet med Sikt har vi en unik mulighet til å jobbe med en aktør som representerer et bredt spekter av virksomheter i en stor og viktig sektor i Norge.
Innsikt som gir bedre løsninger
Denne tilnærmingen gir oss verdifull innsikt i kunnskapssektorens spesifikke utfordringer og behov, noe som hjelper oss å videreutvikle løsningen. Ved å jobbe med en samlet representant for en hel sektor, oppnår vi en dybde og effektivitet som styrker vår evne til å levere et kjemikaliestyringssystem som dekker behovene i høyere utdanning og forskning.
– Sikt er en viktig samarbeidspartner i videreutviklingen av Workplace Safety, og vi setter stor pris på å samarbeide med sentrale aktører innen høyere utdanning, sier Hans Kristian Brekken, produktutvikler med fagansvar for Workplace Safety.
Samarbeid for felles praksis i sektoren
Sikt jobber proaktivt på vegne av virksomhetene for å sikre de beste løsningene. For å oppnå dette har de etablert et arbeidsutvalg bestående av fagpersoner som representerer sektoren. Utvalget arbeider sammen for å utvikle en felles praksis for bruk av kjemikaliestyringssystemet på tvers av kunnskapssektoren.
Målrettet videreutvikling
Sikt er innkjøper og avtaleforvalter og innhenter kompetanse fra universitets- og høgskolesektoren. Dette bidrar til en helhetlig og målrettet videreutvikling av systemet.
– Kunnskapssektoren stiller høye krav både til produktet og oss som organisasjon. Dette har gitt oss en tydelig retning i arbeidet med å tilpasse Workplace Safety til sektorens behov, påpeker Brekken.
Storskala implementering og migrering av data
I løpet av 2024 har flere av Norges universitet og høgskoler implementert kjemikaliestyringssystemet. Prosessen har vært omfattende, med migrering av store mengder data og mange brukere, men et tett samarbeidet mellom Workplace Safety-teamet og institusjonene har sikret en smidig overgang.
– Vi er glade for å ha fullført migrering fra gamle system til Workplace Safety på en trygg og effektiv måte, sier Ask Hide, prosjektleder hos Workplace Safety.
– Dette markerer en viktig milepæl i vår felles innsats for å styrke sikkerheten og effektiviteten i kjemikaliehåndtering hos virksomhetene.
Teknisk implementering og faglig rådgivning
Å tilpasse Workplace Safety til virksomheters arbeidsprosesser og rutiner krever grundig kartlegging og tett samarbeid.
– En vellykket implementering krever et godt samarbeid fra begge parter. Vi fikk anledning til å jobbe tett med kundene, noe som gjorde det mulig å sikre at de får fullt utbytte av systemets muligheter, forklarer Hide.
Teamet har brukt et eget migreringsverktøy for å forenkle overføringen av sikkerhetsdatablader (SDS) og systemstruktur. I tillegg er oppsettet for rolletildeling skreddersydd for hver virksomhet, slik at brukerne automatisk får riktig informasjon og riktig tilgang fra dag én.
– Prosjektene har vært omfattende, men vårt hovedfokus har vært å levere kvalitet i alle ledd, både på teknisk implementering og faglig rådgivning, understreker Hide.
Pilotprosjekt og videre utrulling
Pilotprosjektet inkluderte ledende institusjoner som Universitetet i Bergen (UiB), Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU), Universitetet i Stavanger (UiS) og Norce – Norwegian Research Centre. Disse har nå fullført overgangen til Workplace Safety. Utrullingen til resten av sektoren er godt i gang og vil fortsette med full styrke i 2025.
I skrivende stund er flertallet av virksomhetene som meldte interesse for felles innkjøp av elektronisk stoffkartotek implementert.
Positive effekter av digitalisering og automatisering
Med implementeringen av Workplace Safety i kunnskapssektoren har vi vist hvordan målrettet systemtilpasning kan gi merkbare forbedringer for både brukere og virksomheter.
Systemet kan konfigureres slik at det speiler virksomhetens arbeidsmåter, fra enkle rutiner til mer komplekse prosesser. Gjennom tett samarbeid med institusjonene har vi utviklet arbeidsflyter som gjør det enklere å følge lovkrav samtidig som arbeidet med kjemikaliehåndtering blir mer oversiktlig og brukervennlig.
Odin Kvam, sektorkoordinator for tjenesten og senioringeniør ved Universitetet i Agder, deler sine erfaringer:
– Med overgangen til Workplace Safety får vi et verktøy som er fleksibelt i møtet med de mange ulike måtene kjemikalier anvendes på i universitets- og høyskolesektoren. Systemet integreres enkelt med virksomhetens organisasjon – uten ekstra innlogging når studenter og ansatte skal innom stoffkartoteket. Netpower leverer løpende oppdateringer og forbedringer for å holde Workplace Safety à jour med norsk og europeisk regelverk, og sikre enda bedre brukervennlighet i viktige funksjoner som eksponeringsregister, substitusjon, og risikovurderinger.
Tilbakemeldinger som driver forbedring
Implementeringen har gitt mange nyttige tilbakemeldinger underveis, både ros og forbedringsforslag.
– Vi har jobbet tett med virksomhetene i sektoren for å sikre en smidig overgang til det nye systemet. Tilbakemeldinger, både positive og negative, er verdifulle for oss. De positive bekrefter at vi er på rett vei, mens de kritiske gir oss innsikt vi kan bruke til å gjøre løsningen enda bedre. Målet vårt er å utvikle et system som virkelig fungerer for brukerne i deres hverdag, sier Hide.
– Vi ser frem til å fortsette samarbeidet med Workplace Safety-teamet i Netpower, slik at vi kan møte fremtidige behov og sikre et trygt arbeidsmiljø for både studenter og ansatte, avslutter Kvam.
