System for kjemikalier: Dette bør du se etter når du velger

På tide å få kontroll på kjemikaliene på arbeidsplassen? Et kjemikaliestyringssystem kan gjøre arbeidshverdagen enklere og tryggere, men med mange løsninger på markedet kan det være utfordrende å vite hva du skal velge. 

Derfor har vi laget en oversikt over faktorer du bør vurdere før du investerer i et nytt system til virksomheten din. 

Lett tilgjengelig og brukervennlig 

Et kjemikaliestyringssystem bør være enkelt å finne, forstå og bruke for alle ansatte. Enten du er HMS-ansvarlig, leder eller sluttbruker av kjemikalier, må systemet kunne tilpasses ulike roller, arbeidsoppgaver og ansvarsområder. Jo enklere systemet er å bruke i praksis, desto større er sjansen for at det faktisk blir brukt. 

Spørsmål du kan stille: 

• Har systemet støtte for ulike digitale enheter (f.eks. PC, mobil, nettbrett)? 
• Gir systemet enkel tilgang nødvendig kjemikalieinformasjon slik som sikkerhetsdatablad og risikovurdering av kjemikalier? 
• Er det mulig å tilpasse brukertilganger basert på roller og avdelinger? 
• Finnes det offline-støtte i tilfeller hvor det kan være aktuelt (f.eks. arbeid offshore)? 

Automatiserte prosesser 

Systemet bør støtte automatiserte prosesser og bidra til mindre manuelt arbeid. Eksempler kan være automatisk oppdatering av sikkerhetsdatablader (SDS) når leverandøren publiserer nye versjoner, eller varsler når risikovurderinger nærmer seg utløpsdato. Når slike prosesser flyter sømløst mellom ledd, reduseres risikoen for feil. I stedet blir prosessene mer effektive og datakvaliteten bedre. 

Spørsmål du kan stille: 

• Hvilke prosesser håndteres automatisk i systemet (f.eks. oppdatering av sikkerhetsdatablader)? 
• Tar systemet i bruk nye verktøy som AI og maskinglæring for å effektivisere kjemikaliehåndteringen (f.eks. automatisk tolkning av data)? 
• Varsler systemet når arbeid trengs utført (f.eks. revisjon av risikovurdering, substitusjon som må utføres, planlagt arbeid som krever registrering av eksponering)? 
• Kan systemet kobles opp mot vårt AD/SSO, slik at brukere og tilgangsstyring opprettes og vedlikeholdes automatisk? 

Tilpasset norske lovverk 

Virksomheter i Norge må følge både nasjonale regler, som Arbeidsmiljøloven og tilhørende forskrifter, og internasjonale regelverk som REACH og CLP. Et godt kjemikaliestyringsverktøy bør derfor være tilpasset norske forhold og gjøre det enkelt å dokumentere etterlevelse. I Norge er det f.eks. spesielt fokus på registrering av eksponeringer i eksponeringsregister, som kan være pålagt dersom ansatte håndterer spesielt farlige kjemikalier. 

Spørsmål du kan stille: 

• Har leverandøren utviklet systemet med hensyn til norske lover og regler? 
• Har systemet et eksponeringsregister i henhold til krav i norsk regelverk?
• Er det enkelt å eksportere dokumentasjon til bruk ved kontroll og tilsyn? 

Migrere data til nytt system 

Når virksomheten går over til et nytt kjemikaliestyringssystem, er det ofte mye verdifull informasjon som må flyttes fra gamle løsninger. En vellykket migrering er avgjørende for at man ikke mister viktig dokumentasjon eller starter fra “blanke ark”. Det kan være lurt å undersøke om leverandøren tilbyr bistand til datamigrering, og hvordan prosessen håndteres i praksis. Et godt system bør kunne importere eksisterende data på en strukturert måte, slik at virksomheten raskt kommer i gang med full oversikt og bevarer historikk. 

Spørsmål du kan stille: 

• Kan man få hjelp til å migrere eksisterende data inn i systemet? 
• Hvor lang tid tar migreringsprosessen, og hva kreves av virksomheten? 
• Hvilke datatyper kan importeres (f.eks. SDS, risikovurderinger, eksponeringsregister)? 

Tilgang til opplæring og support 

Å sette seg inn i et nytt system kan være tidkrevende. For å få mest mulig verdi ut av løsningen er det lurt å sjekke om leverandøren tilbyr støtte for å komme i gang. En god oppstart kan være avgjørende for at systemet faktisk blir tatt i bruk på en effektiv måte. 

Spørsmål du kan stille: 

• Tilbys det brukermanualer, demoer, opplæringsvideoer eller annet opplæringsmateriale? 
• Er det mulig å få rådgivning og støtte underveis dersom det er behov? 
• Tilbys support på norsk? 

Sikker datalagring 

Innholdet i et stoffkartotek kan for enkelte virksomheter innebære sensitiv informasjon, f.eks. kjemikalier som brukes i produksjonen eller i forskningsprosjekter. I tillegg kan data som lagres i et eksponeringsregister regnes som helseopplysninger og er derfor underlagt strenge personvernkrav. For mange er det en stor fordel at systemleverandøren tilbyr datalagring i Norge, slik at man er trygg på at opplysningene håndteres i tråd med norsk lov og GDPR.  

Det er også viktig å tenke over hvordan dataene faktisk lagres og sikres, både ved normal drift og dersom noe skulle gå galt. Her kan faktorer som kryptering, tilgangsstyring og revisjonsspor være avgjørende. 

Spørsmål du kan stille: 

• Hvor lagres dataene fysisk (Norge, EØS eller utenfor Europa)? 
• Hva er rutinene for backup og gjenoppretting dersom noe går galt? 
• Finnes det revisjonsspor som viser hvem som har hatt tilgang til dataene, og når? 
• Hvordan håndteres personopplysninger (f.eks. i forbindelse med registrering av eksponering)? 

Oversiktlig rapportering og dokumentasjon 

Ved internkontroller, tilsyn eller andre revisjoner er det viktig at nødvendig dokumentasjon kan hentes ut raskt og enkelt. Et fleksibelt system for rapportering gjør at du kan generere tilpassede rapporter basert på egne nøkkeltall og behov. 

Spørsmål du kan stille: 

• Hvilke ferdige rapportmaler følger med (f.eks. risikovurderinger, stoffoversikt)? 
• I hvilke formater kan rapporter eksporteres (f.eks. Excel, PDF, CSV)? 
• Er det mulig å planlegge og sende rapporter automatisk på faste tidspunkter? 

Gunstige prismodeller 

Når du vurderer et kjemikaliestyringssystem, er det lurt å se nøye på hvordan prismodellen er bygget opp. Noen leverandører tar betalt per bruker, per modul, andre per sikkerhetsdatablad, og enkelte kombinerer begge deler. Dette kan ha stor betydning for totalkostnaden, spesielt hvis virksomheten har mange ansatte som trenger innsyn, men bare et fåtall som aktivt administrerer systemet. 

Spørsmål du kan stille: 

• Hvordan prises systemet (f.eks. per bruker, per modul, per sikkerhetsdatablad eller en kombinasjon)? 
• Tilbys det ulike avtalenivåer med ulik grad av support og funksjonalitet? 
• Kan man legge til eller fjerne brukere selv, og hvordan påvirker dette kostnaden? 

Mulighet for skalering og tilpasning 

Et kjemikaliestyringssystem bør kunne vokse med virksomheten, både når det gjelder antall brukere, avdelinger, bransjer og geografiske lokasjoner. Det bør være enkelt å sette opp felles standarder, men samtidig være rom for lokal tilpasning. Mulighet for flerspråklighet og støtte for ulike nasjonale regelverk er en stor fordel for virksomheter som opererer internasjonalt. 

Spørsmål du kan stille: 

• Kan roller og tilgangsstyring settes opp på flere nivåer (f.eks. konsern, avdeling, prosjektbasert)? 
• Er systemet tilrettelagt for internasjonal vekst (f.eks. tilgang til globalt stoffkartotek, sikkerhetsdatablad på flere språk)?  
• Kan virksomheten selv opprette maler risikovurdering, etiketter og rapporter? 
• Finnes det tekniske eller lisensmessige begrensninger man bør være klar over? 

Det viktigste er å bruke tid på å finne et kjemikaliestyringssystem som faktisk passer din virksomhet. Når et system først er valgt, kan det være både tid- og ressurskrevende å flytte over data og lære opp ansatte på nytt. Et godt valg fra starten vil derfor spare både tid, kostnader og eventuell frustrasjon, samtidig som det bidrar til en tryggere og mer effektiv arbeidshverdag.