Kanskje vurderer du å bytte kjemikaliehåndteringssystem, men er usikker på hvor krevende det egentlig er. Hvordan fungerer prosessen i praksis, hva kreves av deg, og hva skjer med eksisterende data? Her viser vi deg steg for steg hvordan en migrering til Workplace Safety gjennomføres, og hvor smidig det kan gå.
1. Eksportere data fra eksisterende system
Første steg i en migrering er å hente ut dataene fra ditt nåværende kjemikaliehåndteringssystem. Dette kan omfatte sikkerhetsdatablader (SDS), kjemikalielister og lagringsinformasjon.
Faktorer som kan påvirke prosessen:
Organisasjonsstørrelse: Større virksomheter med mange avdelinger har ofte mer komplekse strukturer å ta hensyn til.
Datamengde: Antall kjemikalier og tilhørende SDS som skal overføres kan variere kraftig. Vi har f.eks. bistått kunder med å overføre et hundretalls SDS, men også helt opp til 80 000 SDS.
Kvaliteten på eksisterende data: Et ryddig og oppdatert system gjør eksporten mer effektiv, mens ufullstendige eller utdaterte registre kan kreve ekstra arbeid.
Egen involvering: Jo bedre oversikt virksomheten selv har, desto raskere kan prosessen gjennomføres.
En god og grundig eksport legger grunnlaget for en hurtig migrering. Derfor er det viktig å sikre at alt relevant innhold tas med, og at det skapes en struktur som gjør det enkelt å importere dataene videre inn i Workplace Safety.
Vi har standard prosesser for gjennomføring av migrering med kvalitetssjekk av datapunkter, og sørger for at det blir minimalt med arbeid for våre kunder. Dersom du ønsker hjelp, bistår vi deg gjerne, fra datamigrering og kjemikaliekartlegging til ferdig stoffkartotek og oppsett i Workplace Safety.
2. Importere data til Workplace Safety
Når dataene er hentet ut fra ditt nåværende system, importeres de inn i Workplace Safety. Med automatiserte prosesser går dette sikkert og effektivt.
Har du allerede et oppdatert og ryddig stoffkartotek , sørger vi for at dette oppsettet overføres til Workplace Safety. Dersom ditt nåværende system ikke har vært oppdatert på en stund, er dette en god anledning til å rydde opp: fjerne irrelevante kjemikalier, legge til manglende informasjon og sørge for at alle SDS er oppdaterte. F.eks. kan utdaterte SDS oppdateres automatisk dersom de finnes i den globale databasen, mens SDS som kun finnes i PDF-format kan digitaliseres og importeres.
For å sikre kvaliteten på dataene som importeres, gjennomgår dataen både automatiserte kvalitetssikringsprosesser og manuell verifisering i form av regelmessige kontroller underveis. Slik sikrer vi at du får et komplett og korrekt stoffkartotek, med deg til Workplace Safety.
Vi kan ikke garantere at absolutt all data overføres automatisk. Det må alltid påregnes noe manuelt arbeid for å kvalitetssikre at alle opplysninger blir korrekt overført.
3. Optimalisere og tilpasse
Når dataene er flyttet over til Workplace Safety, er neste steg å tilpasse systemet slik at det gir mest mulig verdi i hverdagen. Dette kan innebære å:
Organisere stoffkartoteket: Strukturer innholdet på en måte som passer virksomheten, f.eks. etter avdeling, lokasjon eller bruksområde. Et godt organisert kartotek gjør det enkelt å finne informasjon raskt, noe som kan være avgjørende både i daglig drift og ved nødsituasjoner.
Tilpasse brukertilganger: Ikke alle ansatte trenger samme nivå av tilgang. En HMS-ansvarlig kan trenge full innsikt og redigeringsmuligheter, mens en operatør kun trenger å se SDS for de kjemikaliene vedkommende jobber med. Riktig rollefordeling sikrer både oversikt og datasikkerhet.
Å sette opp risikovurderingsplan: Identifisere farlige kjemikalier og prioritere rekkefølgen de skal risikovurderes.
Sette opp varslingsrutiner: Kartlegge og automatisere registrering av eksponering på farlige og eksponeringsregisterpliktige kjemikalier.
Lære opp de ansatte: Systemet gir størst effekt når de som skal bruke det kjenner funksjonene. Dette skaper trygghet og sikrer at alle vet hvor de finner riktig informasjon når de trenger den.
Å bytte kjemikaliehåndteringssystem kan virke omfattende, men med Workplace Safety blir overgangen enkel. Våre eksperter kan bistå deg gjennom hele prosessen, fra start til slutt, og sørger for at du får god støtte både før, under og etter migreringen. Vi tilpasser migreringen til deg og dine behov.
Webinar: Regelverk og krav til utgangsstoffer for eksplosiver
Åpent webinar med Workplace Safety og DSB
Hvordan skal virksomheter håndtere og oppbevare kjemikalier som kan brukes til å lage eksplosiver? Hva sier regelverket – og hvilke stoffer er omfattet?
Sammen med Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) inviterer vi til et informativt webinar hvor vi går gjennom hvordan du kan identifisere slike stoffer, hvilke krav som gjelder for oppbevaring, bruk og rapportering – og hva som er ditt ansvar som virksomhet.
Webinaret passer for deg som jobber med kjemikaliehåndtering i industri, offshore, forskning eller annen virksomhet der slike stoffer kan være i bruk. Du vil få praktiske råd og veiledning direkte fra myndighetene, og anledning til å stille spørsmål underveis.
Temaer vi går gjennom:
Hva er DSB sin rolle innen kjemikalie- og eksplosivområdet?
Bakgrunnen for og innholdet i forskrift om utgangsstoffer for eksplosiver
Hvilke stoffer er omfattet (liste 1 og liste 2)?
Hva kreves av oppbevaring og sikring av slike kjemikalier?
Påmelding
Tirsdag 10. juni 2025, 10:00 – 11:00
Meld deg på og få bedre oversikt over hvordan du oppfyller kravene i forskriften om utgangsstoffer for eksplosiver.
Norske universitet og forskningsinstitutt velger Workplace Safety
Kunnskapssektorens tjenesteleverandør, Sikt, er organisert som et statlig forvaltningsorgan under Kunnskapsdepartementet. Sikt jobber for å forenkle hverdagen til ansatte, forskere og studenter i kunnskapssektoren ved å tilby stabile og effektive fellestjenester.
Som innkjøper av Workplace Safety har Sikt bidratt til å levere et brukervennlig stoffkartotek og et effektivt kjemikaliestyringssystem til norske høgskoler, universitet og forskningsinstitutt.
Et stoffkartotek for både ansatte og studenter
Workplace Safety er et avansert styringssystem som brukes av ledere, HMS-ansatte, forskere og laboratorieansatte. Kjemikalier brukes både i forskning og undervisning, og det stilles strenge krav om at sikkerhetsinformasjon er lett tilgjengelig for alle som håndterer kjemikalier – enten de er ansatte eller studenter.
Med Workplace Safety får kunnskapssektoren et verktøy som dekker begge gruppers behov. Systemet gir mulighet for tilgangsstyring og rolletilpasning, slik at hver bruker kun ser informasjonen de har behov for. Å sikre rask og enkel tilgang til sikkerhetsdatablader for alle typer brukere er en utfordring som løses effektivt med Workplace Safety.
En samarbeidspartner for bransjetilpasset utvikling
Workplace Safety er utviklet som en fleksibel løsning som kan tilpasses behovene i ulike bransjer. Gjennom samarbeidet med Sikt har vi en unik mulighet til å jobbe med en aktør som representerer et bredt spekter av virksomheter i en stor og viktig sektor i Norge.
Innsikt som gir bedre løsninger
Denne tilnærmingen gir oss verdifull innsikt i kunnskapssektorens spesifikke utfordringer og behov, noe som hjelper oss å videreutvikle løsningen. Ved å jobbe med en samlet representant for en hel sektor, oppnår vi en dybde og effektivitet som styrker vår evne til å levere et kjemikaliestyringssystem som dekker behovene i høyere utdanning og forskning.
– Sikt er en viktig samarbeidspartner i videreutviklingen av Workplace Safety, og vi setter stor pris på å samarbeide med sentrale aktører innen høyere utdanning, sier Hans Kristian Brekken, produktutvikler med fagansvar for Workplace Safety.
Samarbeid for felles praksis i sektoren
Sikt jobber proaktivt på vegne av virksomhetene for å sikre de beste løsningene. For å oppnå dette har de etablert et arbeidsutvalg bestående av fagpersoner som representerer sektoren. Utvalget arbeider sammen for å utvikle en felles praksis for bruk av kjemikaliestyringssystemet på tvers av kunnskapssektoren.
Målrettet videreutvikling
Sikt er innkjøper og avtaleforvalter og innhenter kompetanse fra universitets- og høgskolesektoren. Dette bidrar til en helhetlig og målrettet videreutvikling av systemet.
– Kunnskapssektoren stiller høye krav både til produktet og oss som organisasjon. Dette har gitt oss en tydelig retning i arbeidet med å tilpasse Workplace Safety til sektorens behov, påpeker Brekken.
Storskala implementering og migrering av data
I løpet av 2024 har flere av Norges universitet og høgskoler implementert kjemikaliestyringssystemet. Prosessen har vært omfattende, med migrering av store mengder data og mange brukere, men et tett samarbeidet mellom Workplace Safety-teamet og institusjonene har sikret en smidig overgang.
– Vi er glade for å ha fullført migrering fra gamle system til Workplace Safety på en trygg og effektiv måte, sier Ask Hide, prosjektleder hos Workplace Safety.
– Dette markerer en viktig milepæl i vår felles innsats for å styrke sikkerheten og effektiviteten i kjemikaliehåndtering hos virksomhetene.
Teknisk implementering og faglig rådgivning
Å tilpasse Workplace Safety til virksomheters arbeidsprosesser og rutiner krever grundig kartlegging og tett samarbeid.
– En vellykket implementering krever et godt samarbeid fra begge parter. Vi fikk anledning til å jobbe tett med kundene, noe som gjorde det mulig å sikre at de får fullt utbytte av systemets muligheter, forklarer Hide.
Teamet har brukt et eget migreringsverktøy for å forenkle overføringen av sikkerhetsdatablader (SDS) og systemstruktur. I tillegg er oppsettet for rolletildeling skreddersydd for hver virksomhet, slik at brukerne automatisk får riktig informasjon og riktig tilgang fra dag én.
– Prosjektene har vært omfattende, men vårt hovedfokus har vært å levere kvalitet i alle ledd, både på teknisk implementering og faglig rådgivning, understreker Hide.
Pilotprosjekt og videre utrulling
Pilotprosjektet inkluderte ledende institusjoner som Universitetet i Bergen (UiB), Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU), Universitetet i Stavanger (UiS) og Norce – Norwegian Research Centre. Disse har nå fullført overgangen til Workplace Safety. Utrullingen til resten av sektoren er godt i gang og vil fortsette med full styrke i 2025.
I skrivende stund er flertallet av virksomhetene som meldte interesse for felles innkjøp av elektronisk stoffkartotek implementert.
Positive effekter av digitalisering og automatisering
Med implementeringen av Workplace Safety i kunnskapssektoren har vi vist hvordan målrettet systemtilpasning kan gi merkbare forbedringer for både brukere og virksomheter.
Systemet kan konfigureres slik at det speiler virksomhetens arbeidsmåter, fra enkle rutiner til mer komplekse prosesser. Gjennom tett samarbeid med institusjonene har vi utviklet arbeidsflyter som gjør det enklere å følge lovkrav samtidig som arbeidet med kjemikaliehåndtering blir mer oversiktlig og brukervennlig.
Odin Kvam, sektorkoordinator for tjenesten og senioringeniør ved Universitetet i Agder, deler sine erfaringer:
– Med overgangen til Workplace Safety får vi et verktøy som er fleksibelt i møtet med de mange ulike måtene kjemikalier anvendes på i universitets- og høyskolesektoren. Systemet integreres enkelt med virksomhetens organisasjon – uten ekstra innlogging når studenter og ansatte skal innom stoffkartoteket. Netpower leverer løpende oppdateringer og forbedringer for å holde Workplace Safety à jour med norsk og europeisk regelverk, og sikre enda bedre brukervennlighet i viktige funksjoner som eksponeringsregister, substitusjon, og risikovurderinger.
Tilbakemeldinger som driver forbedring
Implementeringen har gitt mange nyttige tilbakemeldinger underveis, både ros og forbedringsforslag.
– Vi har jobbet tett med virksomhetene i sektoren for å sikre en smidig overgang til det nye systemet. Tilbakemeldinger, både positive og negative, er verdifulle for oss. De positive bekrefter at vi er på rett vei, mens de kritiske gir oss innsikt vi kan bruke til å gjøre løsningen enda bedre. Målet vårt er å utvikle et system som virkelig fungerer for brukerne i deres hverdag, sier Hide.
– Vi ser frem til å fortsette samarbeidet med Workplace Safety-teamet i Netpower, slik at vi kan møte fremtidige behov og sikre et trygt arbeidsmiljø for både studenter og ansatte, avslutter Kvam.
Er du usikker på hvordan du skal gjennomføre gode risikovurderinger av kjemikalier? Nå har du sjansen til å lære det du trenger!
Vi i Workplace Safety inviterer til et praktisk og nyttig webinar hvor Arbeidstilsynets yrkeshygieniker forklarer kravene, deler gode råd og svarer på aktuelle spørsmål rundt temaet.
Dato: Tirsdag 11. februar 2025
Tidspunkt: 10:00-10:45
Dette får du:
✅ Innsikt i kravene for risikovurdering av kjemikalier ✅ Konkret veiledning til hva en risikovurdering må inneholde ✅ Tips og triks for å gjøre prosessen enklere og mer effektiv
Hvem passer det for?
Dette webinaret passer for deg som er leder, HMS-ansvarlig eller som jobber med kjemikalier i arbeidshverdagen.
Webinaret er åpent for alle og er spesielt relevant for virksomheter som har farlige kjemikalier på arbeidsplassen.
Del gjerne registreringssiden med andre som du tror kan ha nytte av webinaret!
Styrket kjemikaliestyring: Workplace Safety fagdag med Bamble kommune
Hans Kristian Brekken, kjemiker og produktutvikler i Workplace Safety
Vi i Workplace Safety verdsetter praktisk og tilpasset opplæring for å sikre at våre kunder tar i bruk hele funksjonaliteten som løsningen tilbyr.
Nylig fikk vi muligheten til å arrangere en fysisk opplæringsdag med Bamble kommune, som har et stort fokus på sikker og riktig kjemikaliehåndtering i sine ulike avdelinger.
Denne fagdagen ble en verdifull arena for å diskutere deres behov og tilpasse systemet etter kommunens spesifikke krav.
Med dette innlegget ønsker vi å inspirere andre kunder til å investere i en slik opplæringsdag, fordi vi ser at fysisk tilstedeværelse skaper et helt annet fokus og engasjement for begge parter.
Erfaringen viser at utbyttet blir større enn ved digitale møter, og deltakerne får en dypere forståelse av systemet.
En kommune med kjemikaliestyring i fokus
Bamble kommune i Telemark er en mellomstor kommune med litt over 14.000 innbyggere. Kommunen bruker kjemikalier i en rekke sektorer – fra kommunalteknikk og renhold til sykehjem og skoler.
Med en slik bredde av bruksområder var det viktig å gi opplæring som dekker både administrative funksjoner og spesifikke arbeidsflyter man må kjenne til når man håndterer kjemikalier.
Bamble kommune jobber for god og sikker kjemikaliestyring og ønsket å styrke kompetansen rundt lovpålagte krav som gjelder når man arbeider med kjemikalier. Opplæringen fokuserte derfor også på hvordan Workplace Safety kan støtte etterlevelse av kravene gjennom brukervennlige arbeidsflyter og løpende dokumentasjon av utført arbeid.
Opplæring og rådgivning
Vi startet dagen med en opplæringssesjon for administratorbrukere, hvor vi dykket ned i tilgangsstyring, avansert funksjonalitet, og hvordan man best kan strukturere og styre stoffkartoteket i Workplace Safety.
Denne delen ga Bamble kommune et klart bilde av mulighetene i systemet – fra standardoppsett til mer avanserte tilpasninger. Ved å dele eksempler fra andre kommuner og offentlige aktører som bruker Workplace Safety kunne vi diskutere ulike tilnærminger og løsninger.
Deretter fulgte opplæring av superbrukere i de mest relevante modulene, inkludert risikovurdering, substitusjonsvurdering og eksponeringsregistrering. Fokuset lå på både teori og praktisk anvendelse; deltakerne ble kjent med regelverk og plikter samtidig som de gjennomførte caser i systemet. Ved å bruke demo-tilganger kunne de teste ulike funksjoner og få praktisk erfaring, noe som er avgjørende for å føle seg trygg på systemet.
Vi bistod også Bamble kommune med å komme i gang med å sette opp egne eksponeringsrutiner og risikovurderingsrutiner. Gjennom praktiske øvelser og veiledning fikk deltakerne en god forståelse av hvordan de kan etablere disse rutinene i Workplace Safety, noe som gir en solid plattform for videre arbeid og etterlevelse av lovkrav.
Workplace Safety er en brukervennlig løsning som enkelt kan tas i bruk, men for de som ønsker å utnytte hele potensialet, anbefaler vi en grundig gjennomgang med våre eksperter.
Opplæringen gir våre kunder stor verdi ved å tydelig presentere alle mulighetene som finnes i systemet. Løsningen er svært fleksibel, men med et bredt spekter av funksjoner kan det noen ganger være utfordrende å få full oversikt.
Vår opplæring hjelper administratorer og superbrukere med å forstå og tilpasse systemet utover standardoppsettet, slik at de kan jobbe mer effektivt og skreddersy kjemikaliehåndteringen etter virksomhetens behov.
Erfaringen vår viser at opplæring med fysisk tilstedeværelse gir deltakerne en dypere forståelse av Workplace Safety.
Mange virksomheter opplever utfordringer med intern adopsjon av kjemikaliestyringssystemer og forståelse av lovkrav. En fagdag med våre eksperter kan være det som trengs for å styrke intern kompetanse, slik at virksomheten får fullt utbytte av systemet – både gjennom effektivisering og forbedring av prosesser, samt bedre etterlevelse av kravene.
Vi håper dette inspirerer flere til å investere i skreddersydd opplæring og styrke kompetansen i kjemikaliestyring på arbeidsplassen. Målet er å komme i gang og få folk med – og å ufarliggjøre det å jobbe i et kjemikaliestyringssystem.
Ta kontakt med oss for å høre hvordan vi kan tilrettelegge et opplæringsopplegg for din virksomhet!
Krav om opplæring i bruk av stoffkartotek
I henhold til forskrift om utførelse av arbeid §2-4, skal arbeidsgiver sørge for at arbeidstakere har enkel tilgang til stoffkartoteket, og at relevante sikkerhetsdatablader er tilgjengelige på arbeidsstedet.
Dette innebærer at alle ansatte som håndterer eller blir eksponert for kjemikalier må få opplæring i bruk av stoffkartoteket.
En grundig opplæring av administratorer og superbrukere bidrar til å senke terskelen for videre opplæring på tvers av organisasjonen.
