Kanskje vurderer du å bytte kjemikaliehåndteringssystem, men er usikker på hvor krevende det egentlig er. Hvordan fungerer prosessen i praksis, hva kreves av deg, og hva skjer med eksisterende data? Her viser vi deg steg for steg hvordan en migrering til Workplace Safety gjennomføres, og hvor smidig det kan gå.
1. Eksportere data fra eksisterende system
Første steg i en migrering er å hente ut dataene fra ditt nåværende kjemikaliehåndteringssystem. Dette kan omfatte sikkerhetsdatablader (SDS), kjemikalielister og lagringsinformasjon.
Faktorer som kan påvirke prosessen:
Organisasjonsstørrelse: Større virksomheter med mange avdelinger har ofte mer komplekse strukturer å ta hensyn til.
Datamengde: Antall kjemikalier og tilhørende SDS som skal overføres kan variere kraftig. Vi har f.eks. bistått kunder med å overføre et hundretalls SDS, men også helt opp til 80 000 SDS.
Kvaliteten på eksisterende data: Et ryddig og oppdatert system gjør eksporten mer effektiv, mens ufullstendige eller utdaterte registre kan kreve ekstra arbeid.
Egen involvering: Jo bedre oversikt virksomheten selv har, desto raskere kan prosessen gjennomføres.
En god og grundig eksport legger grunnlaget for en hurtig migrering. Derfor er det viktig å sikre at alt relevant innhold tas med, og at det skapes en struktur som gjør det enkelt å importere dataene videre inn i Workplace Safety.
Vi har standard prosesser for gjennomføring av migrering med kvalitetssjekk av datapunkter, og sørger for at det blir minimalt med arbeid for våre kunder. Dersom du ønsker hjelp, bistår vi deg gjerne, fra datamigrering og kjemikaliekartlegging til ferdig stoffkartotek og oppsett i Workplace Safety.
2. Importere data til Workplace Safety
Når dataene er hentet ut fra ditt nåværende system, importeres de inn i Workplace Safety. Med automatiserte prosesser går dette sikkert og effektivt.
Har du allerede et oppdatert og ryddig stoffkartotek , sørger vi for at dette oppsettet overføres til Workplace Safety. Dersom ditt nåværende system ikke har vært oppdatert på en stund, er dette en god anledning til å rydde opp: fjerne irrelevante kjemikalier, legge til manglende informasjon og sørge for at alle SDS er oppdaterte. F.eks. kan utdaterte SDS oppdateres automatisk dersom de finnes i den globale databasen, mens SDS som kun finnes i PDF-format kan digitaliseres og importeres.
For å sikre kvaliteten på dataene som importeres, gjennomgår dataen både automatiserte kvalitetssikringsprosesser og manuell verifisering i form av regelmessige kontroller underveis. Slik sikrer vi at du får et komplett og korrekt stoffkartotek, med deg til Workplace Safety.
Vi kan ikke garantere at absolutt all data overføres automatisk. Det må alltid påregnes noe manuelt arbeid for å kvalitetssikre at alle opplysninger blir korrekt overført.
3. Optimalisere og tilpasse
Når dataene er flyttet over til Workplace Safety, er neste steg å tilpasse systemet slik at det gir mest mulig verdi i hverdagen. Dette kan innebære å:
Organisere stoffkartoteket: Strukturer innholdet på en måte som passer virksomheten, f.eks. etter avdeling, lokasjon eller bruksområde. Et godt organisert kartotek gjør det enkelt å finne informasjon raskt, noe som kan være avgjørende både i daglig drift og ved nødsituasjoner.
Tilpasse brukertilganger: Ikke alle ansatte trenger samme nivå av tilgang. En HMS-ansvarlig kan trenge full innsikt og redigeringsmuligheter, mens en operatør kun trenger å se SDS for de kjemikaliene vedkommende jobber med. Riktig rollefordeling sikrer både oversikt og datasikkerhet.
Å sette opp risikovurderingsplan: Identifisere farlige kjemikalier og prioritere rekkefølgen de skal risikovurderes.
Sette opp varslingsrutiner: Kartlegge og automatisere registrering av eksponering på farlige og eksponeringsregisterpliktige kjemikalier.
Lære opp de ansatte: Systemet gir størst effekt når de som skal bruke det kjenner funksjonene. Dette skaper trygghet og sikrer at alle vet hvor de finner riktig informasjon når de trenger den.
Å bytte kjemikaliehåndteringssystem kan virke omfattende, men med Workplace Safety blir overgangen enkel. Våre eksperter kan bistå deg gjennom hele prosessen, fra start til slutt, og sørger for at du får god støtte både før, under og etter migreringen. Vi tilpasser migreringen til deg og dine behov.
Fredag 24. oktober inviterer vi til gratis kundewebinar for å gjennomgå siste nytt i Workplace Safety (versjon 1.2.7). Meld deg på her.
Webinar med Workplace Safety
Mye spennende har skjedd i Workplace Safety, og i dette webinaret går Ask og Hans Kristian gjennom de nye oppdateringene, og besvarer eventuelle spørsmål.
📍Hvor: Webinar på Teams
⏰ Når: Fredag 31. oktober kl. 10:00 – 10:45
Høydepunkter fra den nye versjonen:
En ny AI-basert substitusjonsmodul som forenkler og gir bedre oversikt i substitusjonsvurderinger
Verneark (forkortet SDS) som gir rask tilgang til sentral sikkerhetsinformasjon
Oppgradert lokasjonsetikett med automatisk visning av piktogrammer, advarsler og PVU-krav
Ny hjem-side som gir rask og enkel tilgang til nøkkelinformasjon
Generelle forbedringer som styrker brukeropplevelsen
Ønsker du å utnytte Workplace Safety, eller er du bare er nysgjerrig på de nye oppdateringene? Bli med da vel!
Er du ansvarlig for HMS og kjemikaliehåndteringen på arbeidsplassen? Her har vi samlet 10 tips som kan bidra til å gjøre arbeidshverdagen litt tryggere.
1. Opprett et oversiktlig stoffkartotek
Sørg for at virksomheten har et stoffkartotek som gir en fullstendig oversikt over alle farlige kjemikalier på arbeidsplassen. Her kan de ansatte enkelt se hvor kjemikaliene befinner seg, og hvilke farer de kan medføre.
2. Lett tilgjengelig sikkerhetsdatablad
Alle kjemikalier skal ha et oppdatert sikkerhetsdatablad (SDS) med informasjon om blant annet kjemikaliehåndtering, farer, verneutstyr og førstehjelpstiltak. Sørg derfor for at disse databladene er lett tilgjengelige for de ansatte (f.eks. via QR-kode, på mobil/nettbrett), slik at de kan brukes aktivt i det daglige arbeidet.
3. Opplæring i sikkerhetsrutiner og prosedyrer
Ansatte skal få grundig opplæring i virksomhetens sikkerhetsrutiner og prosedyrer. Dette kan inkludere alt fra risikovurdering til valg og bruk av vernetiltak. Dersom det mangler tydelige retningslinjer for kjemikaliehåndtering, må arbeidsgiver sørge for at slike etableres raskt, og at de ansatte får tilstrekkelig opplæring i disse.
Farlige kjemikalier på arbeidsplassen, deres navn, risiko og grenseverdier
Bruk av stoffkartotek, risikovurderinger og endringer i disse
Riktig bruk av arbeidsutstyr
Nødvendige vernetiltak for trygg utførelse
Håndtering av driftsforstyrrelser og nødsituasjoner
4. Tydelig merking og oppbevaring
Alle kjemikalieprodukter skal merkes med navn og faresymboler etter CLP-regelverket, og oppbevares forsvarlig. Det kan innebære oppbevaring i egne skap eller rom. For spesielt farlige kjemikalier kan det være nødvendig med låste skap eller adgangsbegrensning, slik at kun kvalifisert personell har tilgang.
5. Tilpasset vernetiltak
Vernetiltak skal alltid tilpasses den reelle bruken av kjemikaliene og den konkrete arbeidsoperasjonen.
Eksempler på tiltak kan være:
Punktavsug og avtrekksskap
Tilstrekkelig allmennventilasjon
Prosesstilpasset ventilasjon ved behov
Korrekt merking og skilting
Sikre lagringsløsninger
Begrenset tilgang
Vernehansker og vernebriller
Åndedrettsvern
Beredskapsutstyr
6. Følg fastsatte regelverk
Arbeid med kjemikalier er regulert av flere lover og forskrifter, blant annet arbeidsmiljøloven, forskrift om utførelse av arbeid, samt REACH– og CLP-forordningen. Sørg for å følge disse regelveken nøye da brudd kan føre til bøter og pålegg, men enda viktigere er det at etterlevelse bidrar til færre ulykker og et tryggere arbeidsmiljø. Arbeidstilsynet og Miljødirektoratet publiserer jevnlig veiledninger og oppdateringer som kan være nyttige å få med seg.
7. Vurder alternative kjemikalier
Vurder alltid om farlige kjemikalier kan erstattes med mindre farlige alternativer (substitusjon). Dette reduserer risikoen og er en del av substitusjonsplikten. Bruker virksomheten et kjemikaliestyringssystem, kan det ofte gi automatiske forslag til tryggere alternativer.
8. Digitaliser dokumentasjon
Et stoffkartotek kan føres både på papir og digitalt, men digitale løsninger gir ofte bedre oversikt og brukervennlighet. Når dokumentasjonen er digitalisert, blir det enklere å søke etter kjemikalier, oppdatere sikkerhetsdatablad og dele informasjon på tvers av avdelinger. Mange systemer tilbyr også funksjoner som automatisk varsling ved utløpte SDS, forslag til substitusjon og integrasjon med risikovurderinger og internkontroll. Et godt råd er derfor å samle all dokumentasjon digitalt på ett sted.
9. Revider og forbedre
Sikker kjemikaliehåndtering er ikke en engangsoppgave, men en kontinuerlig prosess som en del av virksomhetens systematisk HMS-arbeid. Nye kjemikalier, endrede arbeidsrutiner eller oppdaterte lover og forskrifter kan kreve justering av rutiner og tiltak. Derfor bør virksomheten jevnlig revidere stoffkartoteket, sikkerhetsrutiner og risikovurderinger for å sikre at de fortsatt er relevante.
10. Involver de ansatte
Involver de ansatte i kjemikaliehåndteringen og revisjonsarbeidet da de sitter på praktiske erfaringer som kan bidra til bedre løsninger. Når de som faktisk jobber med kjemikalier får delta aktivt, skaper man både bedre rutiner og en sterkere sikkerhetskultur.
Sikker kjemikaliehåndtering handler om å kombinere gode rutiner og systemer med riktig utstyr og aktiv involvering av de ansatte. Ved å følge disse 10 tipsene kan virksomheten din redusere risiko, forebygge ulykker og bidra til et litt tryggere arbeidsmiljø.
Virksomheter som håndterer helsefarlige kjemikalier eller andre risikofylte prosesser kan være lovpålagt å føre eksponeringsregister. Registeret skal dokumentere hvilke arbeidstakere som har vært utsatt for farlige stoffer, og kan få avgjørende betydning dersom sykdom oppstår mange år senere.
I denne artikkelen forklarer vi hva et eksponeringsregister er, hvilke krav som gjelder, og hvordan virksomheter kan sikre korrekt registrering og oppbevaring.
Hva er et eksponeringsregister?
Et eksponeringsregister skal dokumentere arbeidstakernes potensielle og faktiske eksponering, inkludert ulykker, søl og andre hendelser som kan ha ført til kontakt med farlige stoffer. Det kan være i forbindelse med helsefarlige stoffer eller prosesser relatert til:
Kjemikalier (kreftfremkallende, mutagerende og reproduksjonsskadelige)
Registeret er et viktig verktøy for å kartlegge og følge opp eksponering for helsefarlige faktorer. Fordi sykdom som følge av slik eksponering ofte utvikler seg over lang tid, noen ganger flere år etter at eksponeringen fant sted, er det avgjørende å registrere hendelser fortløpende og så tidlig som mulig.
Sikre dokumentasjon dersom sykdom oppstår flere år etter eksponering
Hvem kan bli utsatt for eksponering?
Flere yrkesgrupper som kan være utsatt for helsefarlige stoffer og prosesser.
Typiske eksempler er:
Ansatte i industrien (kjemisk industri, metallproduksjon, sveising og trebearbeiding)
Ansatte i bygg og anlegg (rivning, sanering, arbeid med asbest og betongstøv)
Ansatte i helsevesen og laboratorier (stråling, kjemikalier og smittestoffer)
Ansatte i renovasjon og avfallshåndtering (biologisk materiale og farlig avfall)
Ansatte i gruver og tunneler (støv, gasser og sprengstoffrester)
Ansatte innen energi og forskning (radioaktivt materiale og ioniserende stråling)
Hva skal et eksponeringsregister inneholde?
Innholdet i et eksponeringsregister er konkret regulert i forskriften. Hvilke opplysninger som skal registreres avhenger av hvilken type eksponering det gjelder, for eksempel kjemikalier (CMR-stoffer), asbest, biologiske faktorer, bergarbeid eller ioniserende stråling.
Selv om detaljene varierer etter eksponeringstype, skal et eksponeringsregister normalt inneholde:
Arbeidstakerens navn og fødselsnummer
Hvilket arbeid som er utført
Hvilket stoff, materiale eller hvilken prosess arbeidstakeren har vært eksponert for
Tidsrom og varighet for eksponeringen
Eventuelle måleresultater eller vurderinger av eksponeringsnivå
Dato for registrering
Et eksponeringsregister skal kun inneholde de opplysningene som er nødvendige etter forskriften. Det skal ikke fungere som en medisinsk journal.
Krav til oppbevaring og dokumentasjon
Registeret skal oppbevares i svært lang tid, ofte mellom 40 og 60 år, avhengig av type eksponering. Informasjonen må være tilgjengelig så lenge den ansatte lever, og kan være avgjørende ved dokumentasjon av yrkessykdom og eventuelle erstatningssaker.
Den enkelte arbeidstaker har rett til innsyn i sine egne registreringer. I tillegg skal registeret være tilgjengelig for Arbeidstilsynet, bedriftshelsetjenesten, verneombud, arbeidsmiljøutvalget og eventuelt andre personer som arbeider med HMS i virksomheten.
Hvem er ansvarlig for eksponeringsregisteret?
Både arbeidsgiver og arbeidstaker har et visst ansvar, men det er arbeidsgiver som har hovedansvaret for å opprette og vedlikeholde eksponeringsregisteret.
Arbeidstakers ansvar
Følge virksomhetens rutiner og retningslinjer i forbindelse med registrering
Melde fra om uhell, eksponeringer eller andre situasjoner som kan ha ført til kontakt med helsefarlige stoffer
Delta i nødvendig opplæring og bidra til at informasjonen som registreres er riktig
Arbeidsgivers ansvar
Etablere rutiner og retningslinjer for eksponeringsregistrering
Gi opplæring i hvordan ansatte skal melde fra
Dokumentere nøye og oppbevare registreringer i tilstrekkelig lang tid
Sikre at registeret brukes
Sørge for at de ansatte får innsyn i egne registreringer
Kjente utfordringer med eksponeringsarbeidet
Mangelfull rapportering og oppfølging
Mange virksomheter opplever at de ansatte ikke rapporterer eksponeringer, enten fordi hendelsen opplevelses som liten, rutinene er uklare, eller fordi det rett og slett glemmes. Dette henger ofte sammen med manglende opplæring i kjemikaliesikkerhet og forståelse for risikoen. I tillegg er mange virksomheter usikre på når de faktisk er lovpålagt å føre eksponeringsregister.
Vansker med å oppbevare registreringer over lengre tid
Ettersom at enkelte typer eksponeringer krever at registeret oppbevares i opptil 60 år, krever det gode rutiner for både lagring og for å ivareta personvern (GDPR). Så lenge den ansatte lever, skal det være mulig å dokumentere eventuell eksponering, spesielt ved risiko for kreft. Da det ikke er noen spesifikke krav til hvordan registreringer føres, er det mange virksomheter som mangler gode nok rutiner for å håndtere dette.
Et godt ført eksponeringsregister er et viktig verktøy for både den ansatte og arbeidsgiver. Det bidrar til forebygging, oppfølging og dokumentasjon, særlig fordi helseskader ofte først viser seg mange år etter eksponeringen. Digitale HMS- og kjemikaliesystemer kan hjelpe virksomheter med å identifisere registreringspliktige kjemikalier, gjennomføre selve registreringen og sikre trygg lagring av opplysningene.
